По происхождению документы могут быть


По происхождению документы могут быть

Виды документов в делопроизводстве

По происхождению документы могут быть

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. Виды документов по происхождению:

личного происхождения; официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

По происхождению документы могут быть

Все документы, проходящие по общему делопро­изводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бух­галтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;

— заявление в регистрационную палату;

— протокол № 1 собрания учредителей,

— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними органи­зациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных доку­ментов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разраба­тывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:

— текущие планы и программы деятельности;

— положения о структурных подразделениях;

— внутренний распорядок на предприятии;

— должностные инструкции сотрудников;

— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчет­ности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы – это разновидность организаци­онных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, ука­зание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть про­токол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по резуль­татам голосования включены поручения конкретным лицам с указа­нием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, со­держащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграм­мы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и зву­ковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объ­яснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с ад­министрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относят­ся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттеста­тов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.

Виды документов и их классификация по ссылке.

По происхождению документы могут быть

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб РФ герб субъекта РФ эмблема организации или товарный знак код организации основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП код формы документа наименование организации дата документа регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа адресат гриф утверждения документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле текст документа отметка о наличии приложения подпись гриф согласования документа визы согласования документа оттиск печати отметка о заверении копий документов отметка об исполнителе идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Источник: http://doc-up.ru/osn/vidy-dokumentov-v-deloproizvodstve.html

Виды документов – классификация по назначению и по форме документирования

В сфере документации существует строгая иерархия видов и классов. Чем лучше вы ориентируетесь в них, тем увереннее и защищеннее будете чувствовать себя в жизни, профессии.

Что такое документ

По классическому определению, документ – материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах.

Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве.

Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского – “необходимое”).

Реквизитами являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения).

Документ без реквизитов не имеет юридической силы.

То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.

Рис. 1. Классификация и виды документов

Функции документов

Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа.

Различают общие и специальные функции.

Общие функции характерны для всех видов:

  • информационная – закрепление, хранение, передача информации;
  • социальная – регулирует отношения человека и общества;
  • коммуникативная – передача, обмен, преемственность информации;
  • культурная – служит памятником истории и культуры.

Специальные зависят от области применения:

  • правовая – регулирует общественные правоотношения;
  • управленческая – регулирует организационные и управленческие процессы в обществе;
  • исторического источника – сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации;
  • учетная – фиксация количественных характеристик;
  • познавательная – получение, передача знаний.

Виды документов

Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением.

Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде:

  • письменного или печатного текста на бумажном носителе;
  • текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету);
  • чертежей, схем, планов, карт;
  • текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке.
  • аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти.

Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.

Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур.

Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.

Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации). Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее.

Бухгалтерские документы подразделяются на:

  • распорядительные – разрешения, указания, распоряжения;
  • оправдательные – товарные чеки, гарантийные талоны, квитанции;
  • учетные – табели, ведомости, отчеты;
  • комбинированные – расходный кассовый ордер.

По происхождению документы могут быть

Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение.

  • проектную документацию (ПД);
  • научно-исследовательскую (НД);
  • конструкторскую (КД);
  • технологическую (ТД);
  • патентную документацию (ПД).

Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины.

  • учет трудовых кадров, рабочего времени и оплаты труда;
  • комплектование штата сотрудников;
  • формирование персонального рейтинга;
  • контроль выполнения работ и соблюдения дисциплины.

К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации.

Этот вид охватывает 3 уровня:

  • государственный;
  • ведомственный;
  • внутриучрежденческий.

Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни – социальной, экологической, производственной, политической, национальной.

Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий:

  • входящие – поступившие в организацию извне (извещения, реклама, прейскуранты, приглашения, программы конференций);
  • исходящие – составленные в организации и адресованные (отправленные) другим организациям, гражданам, структурам (отчеты, письма, докладные записки);
  • внутренние – составленные для служебного использования в рамках организации (распоряжения, расписания, правила внутреннего распорядка, маршрутные листы).

Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности.

Здесь существуют такие разновидности:

  • открытые документы – содержат общедоступную информацию (реестры, бюллетени, приглашения);
  • служебные (конфиденциальные) – свободны только во внутреннем доступе организации и служат сохранению коммерческой тайны (технологические карты, рецептуры, статистические отчеты);
  • секретные – с разной степенью ограничений доступа.

    По происхождению документы могут быть

    Важно! Разли чают 2 уровня секретности:

    • Гриф “Особой важности” означает наивысший уровень секретности. Применяется для документов государственного значения, касающихся национальной безопасности.
    • Гриф “Совершенно секретно” служит сохранению государственной тайны (военные, инновационные технические, научные сведения, внешнеполитические программы).

    Классификация по происхождению различает три вида документов.

    • Личные бумаги – не касающиеся общественных или служебных отношений (переписка, дневники, мемуары, рукописи).
    • Официальные (юридически оформленные) документы, касающиеся планирования, учета, снабжения, финансирования на государственном и ведомственном уровне. Среди официальных выделяют подгруппу личных – паспорт, ИНН, водительские права, диплом, и т.п.
    • Служебные – сопровождающие внутреннюю деятельность предприятий.

    Рис. 3. Распорядительные документы

    Классификация по юридической значимости группирует документы и их производные по наличию/отсутствию юридической силы.

    • Индивидуальные документы допускают свободную передачу фактов, рекомендаций, указаний по усмотрению составителя. Они создаются для конкретной ситуации (распоряжения, протоколы, автобиографии, объяснительные записки).
    • Трафаретные – имеют структуру, заложенную с помощью стандартных фраз с пропусками, типовых вариантов ответов, прочерков, “окошек” для занесения вариативной информации (анкеты, справки, бланки заявлений).
    • Типовые документы пишутся на основании образца или эталона, созданного для часто повторяющихся ситуаций (договоры, деловые письма, инструкции).

    Другие критерии классификации документов

    Возможны видовые разграничения:

  • По сложности :
    • Простые документы освещают один вопрос (короткая справка, согласие, расписка).
    • Сложные – два и более (приказ, характеристика, отчет).
  • По обязательности исполнения :
    • Информационные – не требуют исполнения (справки, отчеты, свидетельства).
    • Рекомендательные – носят факультативный характер, не требуют обязательного исполнения (методические рекомендации, медицинские направления).
    • Директивные – имеют нормативный характер, юридическую силу. Обязательны для исполнения (указы, приказы, постановления).
  • По наименованию :
    • Приказы.
    • Письма.
    • Ходатайства.
    • Справки.
    • Заявления.
    • Постановления.
    • Решения.

    Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов. Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу.

    Предлагаем посмотреть короткое видео на тему определения документа:

    Источник: https://sprint-olympic.ru/uroki/deloproizvodstvo/85623-vidy-dokymentov-klassifikaciia-po-naznacheniu-i-po-forme-dokymentirovaniia.html

    Классификация документов по различным признакам

    Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

    · по административным вопросам;

    · подготовке и расстановке кадров;

    · финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

    Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам.

    По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

    По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

    По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

    По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

    По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

    По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

    По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

    По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

    По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

    По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

    Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

    Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

    Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

    Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

    Контрольные вопросы к теме №2

    1. Как связаны понятия «документ» и «информация»? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?

    2. Какое определение понятия «документ» дано в законе «Об информатизации» и в ГОСТ 16487–83?

    3. Как развивалось понятие «документ»?

    4. Почему информационная функция присуща всем документам?

    5. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?

    6. Почему документ полифункционален?

    7. Какие способы документирования можете назвать?

    8. Какие новые носители информации Вы знаете?

    9. Что влияет на приобретение документом юридической силы?

    10. Какие классификации документа, и по каким признакам можно дать?

    11. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?

    ТЕМА 3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

    Основные понятия:

    Унификация документов; стандартизация документов; реквизиты документа; бланк документа.

    Унификация и стандартизация

    Унификация документовустановление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Республике Беларусь устанавливает закон, а также государственные стандарты.

    Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации:

    · форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;

    · виды и разновидности документов.

    Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт Республики Беларусь.

    Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

    Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

    В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

    СТБ 6.38–2004 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Беларусь.

    Оформление реквизитов

    Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

    СТБ 6.38–2004 определяет 32 реквизита для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

    Реквизиты управленческих документов:

    · 01 – Государственный герб Республики Беларусь;

    · 02 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    · 03 – код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

    · 04 – код формы документа по ОКРБ 010–95;

    · 05 – наименование вышестоящей организации;

    · 06 – наименование организации;

    · 07 – наименование структурного подразделения;

    · 08 – почтовый адрес отправителя;

    · 09 – коммуникационные и коммерческие данные;

    · 10 – название вида документа;

    · 12 – регистрационный индекс документа;

    · 13 – ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

    · 14 – место составления или издания документа;

    · 15 – гриф ограничения доступа к документу;

    · 17 – гриф утверждения документа;

    · 22 – отметка о наличии приложения;

    · 25 – гриф согласования документа;

    · 28 – отметка об исполнителе;

    · 29 – отметка о заверении копии;

    · 30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    · 31 – отметка о поступлении документа в организацию;

    · 32 – отметка о переносе данных на машинный носитель.

    Расстояние от левого поля в сантиметрах (кол-во знаков при плотности печати 10 зн./дюйм)
    Левое Поле (0) 1,27 (5) (16) (24) (32) (40) (48) (56) Правое поле
    Верхнее поле
    Заголовочная часть документа 20- отметка о контроле 1–Государственный герб 15– гриф ограничения доступа 3–код организации
    2– эмблема 17– гриф утверждения 4–код документа
    5 – вышестоящая организация 16– адресат
    6 – организация
    7 – подразделение
    8 – почтовый адрес
    9– коммуникационные Данные 18 – резолюция
    10– вид документа
    11– дата 12–индекс
    13– ссылка на индекс и дату
    14– место издания документа
    19– заголовок к тексту документа
    Содержательная часть документа 21– текст 22– отметка о наличии приложений
    Оформляющая часть документа 23– должность лица, подписавшего документ Подпись Расшифровка подписи
    24 – гриф приложения 27– печать
    25 – гриф согласования
    28 – исполнитель
    29 – заверение копии
    30– отметка об исполнении 32 – отметка о переносе данных 31– отметка о поступлении
    Нижнее поле
    Рисунок 3.1 Схема расположения реквизитов организационно-распорядительных документов

    Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

    Документ можно условно разделить на три части:

    1. заголовочная часть документа – содержит реквизиты 1–20;

    2. содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22;

    3. оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 32.

    Текст документа выполняется шрифтом Times New Roman в обычном начертании, размером, не менее 13 пунктов. Для формата А4 используется полтора межстрочных интервала, А5 – один межстрочный интервал.

    Реквизиты документа отделяются друг от друга полуторными межстрочными интервалами, а при печати на пишущей машинке – двумя-тремя интервалами.

    Количество и значение стандартных положений табулятора приведено на рис. 3.1.

    Если в тексте есть примечания или выделенная в абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал или точно 14пт для компьютера.

    Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

    Реквизит 01. Государственный герб РБ помещается на бланках с угловым расположением реквизитов. Его помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

    Реквизит 02. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Беларусь.

    Реквизит 03. Код организации – проставляют ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций. Код служит для электронной идентификации документа.

    Реквизит 04. Код документа проставляют на бланке по ОКРБ 010–95 Унифицированные документы.

    Реквизит 05. Наименование вышестоящей организации.

    Реквизит 06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах, и указывается обязательно вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное наименование.

    Реквизит 07. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

    Реквизит 08. Почтовый адрес отправителя.

    Реквизит 09.Справочные данные об организации включают: номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

    Реквизит 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают.

    Реквизит 11. Дата документа: реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Буква «г.» после цифр года не ставится.

    Для финансовых и нормативных правовых актах используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

    Реквизит 12. Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями, например, 01– 07/5. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

    Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма.

    Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

    Реквизит 15. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа на верхнем углу справа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. На практике используют грифы «Для служебного пользования («ДСП»), «Конфиденциально» и т.д.

    Реквизит 16. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

    Министерство юстиции Республики Беларусь

    Управление систематизации законодательства

    Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

    Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

    В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами, оказания услуг почтовой связи.

    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

    Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

    документоведения и архивного дела

    При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

    Гомельская обл., Киреевский р-н,

    Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5–2 интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

    Личная подпись И.В. Аненков

    При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

    При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

    Заседанием общего собрания

    Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

    Прошу подготовить проектгенерального соглашения

    с фирмой «Заречье»к 13.02.2001

    Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А6).

    Приказ о создании аттестационной комиссии;

    Должностная инструкция секретарю-референту.

    К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

    Реквизит 20. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

    Реквизит 21. Текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

    Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

    Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

    В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

    В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).

    В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

    В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», в состав объединения входят», «комиссия установила»).

    В письмах используют следующие формы изложения:

    · от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

    · от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

    · от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «НИЦЭД считает возможным»).

    Текст печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца, если текст не делится на подразделы.

    Реквизит 22.Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.

    2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

    В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

    к приказу директора Института

    Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо Комархива от 14.06.99 №02–4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

    Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2–4 интервала) от левого поля.

    Реквизит 23. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

    ОАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Никитенко

    Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Никитенко

    При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

    Генеральный директор Личная подпись М.А. Лисицин

    Главный бухгалтер Личная подпись Н.И. Козлова

    При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

    В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

    Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Дементьев

    Члены комиссии Личная подпись К.М. Аршинова

    Личная подпись С.П. Хитрунов

    Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

    Реквизит 24.Гриф приложения располагают в верхнем правом углу первой страницы приложения. Реквизит состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа и в дательном падеже, его даты и номера. Например:

    к приказу директора Института

    Реквизит 25. Гриф согласования: Реквизит официального документа, располагаемый ниже реквизита «Подпись» слева. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

    Ректор Гомельского государственного

    Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

    СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО

    Письмо Национальной академии Протокол заседания

    наук Республики Беларусь Правления страховой

    от 25.01.2001 №451–805 компании «Евразия»

    Реквизит 26. Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации документах. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

    отдела Петроченко В.А. Петроченко

    При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

    отдела Воробьев А.С. Воробьев

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

    Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

    Реквизит 27. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

    Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ.

    Реквизит 28. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2–4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:

    Петров 924 45 67 или Петров Иван Васильевич 924 45 67

    При исполнении документов на ЭВМ данные дополняются именем файла, датой его создания и другими поисковыми данными.

    Реквизит 29. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

    Инспектор отдела кадров Хлебников С.А. Хлебников

    Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если копию документа представляется в другие организации или передают ее на руки. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий (устав, лицензия и др.).

    Реквизит 30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ:

    Подготовлено письмо №12/06–13 от 28.01.2000

    В дело № 07–06. Исполнитель Подпись Б.Л. Осипов

    Реквизит 31. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

    Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

    Реквизит 32. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель». Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.

    Требования к бланкам документов

    Форматы бумажных документов

    Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С. Ряд А –основной, В и С – дополнительные.

    Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т.д.

    Каждый ряд в свою очередь подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги. В ряду А, например, 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса (А5, А6, А7 и т.д.), а размер его определяется в миллиметрах. Каждый последующий формат получается путем деления предыдущего пополам. Рассмотрим на примере, как это происходит.

    Исходный лист А1 имеет размеры – 840х594.

    Делим большую сторону пополам – получаем формат А2 размером 594х420.

    Последнее изменение этой страницы: 2016-04-18; Нарушение авторского права страницы

    Источник: https://infopedia.su/2x72cf.html

    Виды документов

    Все документы подразделяются на виды. Речь идёт о бумагах, используемых в делопроизводстве. Вместе с тем, при формировании документов следует придерживаться установленных правил. Эти правила регламентируются различными ГOCTами. По каким видам можно классифицировать документы? Знакомьтесь с информацией в представленном материале.

    Как классифицируются документы?

    Какие основные виды групп бумаг можно обозначить? Смотрите ниже.

    • Необходимые к исполнению. Предписание, содержащееся в бумаге, непременно должно быть исполнено.
    • Ознакомительные. Несущие какую-либо информацию ознакомительного характера.
    • Более 1О лет. После чего возможна утилизация.
    • Менее 1О лет. После чего возможна утилизация.
    • Не подлежащие уничтожению. Хранятся в архиве.
    • С указанием даты, согласно которой документ должен быть исполнен. Несоблюдение сроков считается нарушением.
    • Без указания даты, согласно которой документ должен быть исполнен. Например инструкции.
    • Сформированные согласно определённому стандарту. При составлении следует придерживаться определённых правил.
    • Образцы, которые служат примером для формирования новых документов. Составляются один раз.
    • Включающие описание процессов. К этой категории относятся различные инструкции.
    • Бланки. Например анкеты.
    • Составленные, согласно свободной формы. Например объяснительные.

    По происхождению документы могут быть

    • Оригинал.
    • Копия.
    • Копия, формируемая одновременно с оригиналом посредством копирки.
    • Заверенная копия.
    • Заверенные выписки из документов.
    • Дубликат.
    • Совершенно секретно- содержащие государственную тайну.
    • Конфиденциальные- с ограничением доступа.
    • Коммерческая тайна.
    • Служебное использование.
    • Открытые.
    • Сформированные для отправки в другую организацию.
    • Поступившие из другой организации.
    • Сформированные и используемые исключительно внутри организации.
    • Первичная информация.
    • Содержащие информацию из 2 и более источников.
    • Освещающие один вопрос.
    • Освещающие несколько вопросов.
    • Отчёты.
    • Документы, содержащие информацию о трудовой деятельности.
    • Статистика.
    • Научные.
    • Технические.
    • Бухгалтерские.
    • Распорядительные.

    По происхождению документы могут быть

    • Рукописные.
    • Печатные.
    • Электронные.
    • Графические.
    • Фотоснимки.
    • Видеофайлы.

    Оформление

    Как классифицируются виды оформления документов?

    • Разработка (проект).
    • Оригинальные.
    • Откопированные.
    • Выписка.
    • Дубликат.

    Бумаги должны быть оформлены согласно установленным стандартам. Только в этом случае они будут иметь юридическую силу. Некоторые документы должны быть составлены исключительно в электронном виде, некоторые должны быть написаны исключительно от руки. Правила формирования документов регламентирует ГOCT P 6.3О-2ОО3 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а так же OK О11-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (OKУД)».

    Документы юридической направленности

    По происхождению документы могут быть

    Такие документы непременно должны содержать правовую составляющую. Какие признаки правовой составляющей можно выделить?

    • Регулирование общественных отношений.
    • Составляются исключительно в печатном или электронном виде.
    • Должны соответствовать стандартам, принятым в отношении оформления юридических документов.
    • Обязывающие.
    • Формируются компетентными людьми.
    • Формируются во время юридической деятельности.
    • Содержат информацию, имеющую значение в юриспруденции.
    • Имеют ссылки на источники, на основании которых были сформированы.
    • Законодательство РФ.
    • Волеизъявление как физических, так и юридических лиц.

    Какие виды юридических документов существуют?

    • Указывающие на доказательства.
    • Указывающие на юридические факты.
    • Указывающие на индивидуальные решения.
    • Правовые акты.
    • Нормативные акты.

    Описание юридически значимых фактов. При этом сами факты не являются юридическими. К этой категории относятся процессуальные документы.

    • Факты, имеющие отношение к удостоверению личности и к гражданскому статусу человека.
    • Правоустанавливающие факты.
    • Факты волеизъявления.

    Возникновение, изменение или прекращение как прав, так и обязанностей.

    Возникновение, изменение или прекращение действия ранее сформированных юридических документов.

    Нормативные документы

    По происхождению документы могут быть

    Какие виды рассматриваемых документов существуют в России?

    • ГOCT P- национальный государственный стандарт. Определяет правила безопасности относительно выпускаемой продукции, правила производства, правила хранения, правила транспортировки, правила упаковки, правила утилизации.
    • ОСТ- стандарт определённой отрасли.
    • СТП- стандарт данного предприятия, который разрабатывается внутри компании.
    • СТО- стандарты научно-технических объединений. Действителен для новых видов продукции, услуг и технологий.
    • ПР- определённые правила. Регламентируют порядок деятельности.
    • Р- рекомендации.
    • ТУ- технические условия производства. Регламентирует разовое производство.

    Источник: https://dokivse.ru/fizicheskie-litsa/vidy-dokumentov

    Рекомендуем!  Как получить гражданство тайланда: основные способы
  • Internews.ru - Интернет журнал
    Добавить комментарий

    один × 2 =